บริษัท สหกรณ์โคนมไทย- เดนมาร์ค ประจวบคีรีขันธ์ จำกัด: ระบบบุคลากร

ขั้นตอนที่ 1

แนวทางการพัฒนาระบบบุคลากร

ทำหน้าที่ในการจัดการดูแลงานด้านการบริหารงานบุคคลทั้งหมดและมีการประเมินผลปรับปรุงคุณภาพของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพมีการตรวจเช็คเวลาเข้า-ออกของพนักงานและกำหนดค่าตอบแทนในการทำงานโดยตรงและจัดสรรผลประโยชน์โดยอ้อมให้กับบุคคลากรอย่างได้มาตรฐานจัดสวัสดิการและเงินตอบแทน

พนักงานบุคลากร

1. สามารถ LOG - IN เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆ ผู้ใช้งาน เพิ่ม ลบ แก้ไข

2. สามารถขอดูข้อมูลการทำงานทั่วไปได้

3. สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลพนักงานได้

4. สามารถขอดูรายการสรุปเงินเดือนพนักงานได้

5. สามารถขอดูรายงานสถิติการหยุดงานของพนักงานได้

ทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบบุคลากรมาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นสามารถตรวจสอบข้อมูลของพนักงานในบริษัทได้ยากอีกทั้งยังมีปัญหาในเรื่องของเวลาในการทำงานของพนักงานและเงินเดือนของพนักงาน

อาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูลได้และทำการเช็คย้อนหลังได้ยากเพื่อที่จะลดปัญหาต่างๆลงได้จึงมีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้่นทางทีมงานได้รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการโดยมีแนวทางเลือกดังนี้

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In - House Development)

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 90-100 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 70-89 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 50-69 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 30-49 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณาเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการของบริษัทมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 350,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อที่จะพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางการเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะให้กับทีมผู้บริหาร โดยจะใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้ทำการพิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุดนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้วยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัทพร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรงคอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบบุคลากรใช้งานในบริษัทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบริษัทและลดปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นของบริษัท

วัตถุประสงค์

เพื่อนำระบบบุคลากรมาแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

1. เป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย

2. ระบบจะต้องสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

3. ก่อให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

4 . ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

6. ระบบสามารถทำงานรายงานสรุปส่งให้ผู้บริหารได้ และพิมพ์ออกมาได้

ความต้องการของระบบแผนกบุคลากร

1. สามารถบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานได้

2. สามารถดูข้อมูลประวัติพนักงานได้

3. ดูข้อมูลการขายของพนักงานได้

4. สามารถเช็คสถานะภาพการทำงานของพนักงานได้

5. ทำงานร่วมกับแผนกอื่นได้โดยกำหนดสิทธิการใช้งานแต่ละบุคคล

6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบ

1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น

2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน

3. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. ลดภาระในการทำงานของพนักงาน

5. ข้อมูลมีความน่าเชื่อถือ ผิดพลาดน้อย มีการอัพเดทตลอด

แนวทางในการพัฒนา

ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบบุคลากร เพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัท สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

แนวทางในการพัฒนา

ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบบัญชี เพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัท สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. การค้นหาโครงและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นโครงการและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบบัญชี

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection)

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อจะพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้ระบบเหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อเข้าร่วมกันและสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ ดังนี้

1. เราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานของบริษัทก่อน

2. เริ่มกำหนดวัตถุประสงค์ของโปรแกรม

3. ควรศึกษาทางเลือกในการใช้งานของระบบ

4. เริ่มวางแผนการทำงานของระบบใหม่

การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบบัญชี

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

4. ทำการออกแบบระบบ ตามที่วิเคราะห์ข้อมูลในบริษัท ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ของระบบ

การออกแบบเชิงตรรกะ

เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

การออกแบบเชิงกายภาพ

ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

1. ศึกษาจุดประสงค์ ของโปรแกรม

2. เขียนโปรแกรม

3. ทดสอบโปรแกรม

4. ติดตั้งระบบ

5. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ รองรับการทำงานในทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลบัญชีเข้าสู่ระบบเมื่อบันทึกรายการ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไข ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น การแก้ไขหรือซ่อมแซมโปรแกรมอย่างรวดเร็วและทันท่วงทีถือเป็นสิ่งที่ดี และถือเป็นโชคดีที่ระบบส่วนใหญ่สามารถที่จะดูแลระบบของตนเองให้ทันสมัยอยู่เสมอและปลอดภัยได้เป็นอย่างดี

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบบุคลากร มีดังต่อไปนี้

1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

3. ประมาณการใช้งบประมาณ

4. ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจน

เก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสาร

ของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบ

โปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน20 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

3. ประมาณการใช้งบประมาณ

3.1) ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 250,000 บาท

3.2) พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน 1,000 บาท

วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ 1,000 บาท

3.3) จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation 50,000 บาท

อื่นๆ 20,000 บาท

3.4) ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ 15,000 บาท

จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง 2,000 บาท

รวม 339,000 บาท

4. ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบบุคลากร ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่ เดือน มีนาคม – เดือนกรกฏาคม 2557 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ระยะเวลาดำเนินงาน

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

- จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่ กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

- หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวัน เสาร์-อาทิตย์ จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบบุคลากร อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ Hardware และ Software ของระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

ทำการศึกษาทางด้านต่างๆในการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบบุคลากรได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้

ทีมงานเลือกใช้วิธีการ ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกต่างๆ” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีกาจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแผนกต่างๆมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม อีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

ความต้องการของระบบบุคลากร

1. สามารถตรวจสอบข้อมูลของพนักงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

2. ระบบสามารถประเมินเวลาในการทำงานของพนักงานได้และคำนวณเงินเดือนของ

พนักงานโดยดูจากเวลาในการทำงาน

3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

4. สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

ความต้องการของผู้ใช้ระบบบุคลากร

1. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

2. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

3. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

5. สามารถตรวจสอบข้อมูลพนักงานได้ทุกฝ่ายและสถานภาพการทำงานได้ถูกต้อง

6. สามารถเรียกดูข้อมูลของแผนกอื่นที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคลากร

ตัวอย่างแบบสอบถาม

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

อธิบาย Context Diagram

ระบบบุคลากรเป็นระบบที่จัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงานบุคลากรต่างๆลักษณะการทำงานของระบบบุคลากรจะมีพนักงานบุคลากรทั่วไปและหัวหน้าฝ่ายบุคลากรที่มีหน้าที่และสิทธิการทำงานดังนี้

พนักงานบุคลากรทั่วไป

- เข้าใช้ระบบได้ และสามารถเรียกดูข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน - สามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลของบุคลากร ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลหัวหน้าฝ่ายบุคลากร

- สามารถ เรียกดูข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน ย้อนหลังได้ระบบ

- สามารถทำการบันทึกข้อมูล และ คำนวณเงินเดือนของพนักงาน

- สามารถพิมพ์รายงานได้ และออกใบสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน

Data flow Diagram Level 0

อธิบาย Data flow Diagram Level 0

Process 1.0 ระบบLog-in

ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D1 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูล

พนักงานจะทำการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลของพนักงานและจัดเก็บในแฟ้มข้อมูล D2

Process 3.0 ระบบคำนวณเงินเดือน

พนักงานจะทำการคำนวณเงินเดือน โดยใส่รหัสพนักงาน ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลพนักงานในแฟ้ม D2 และข้อมูลการทำงานในแฟ้มข้อมูล D3 เพื่อมาคำนวณหาเงินเดือน และจะจัดเก็บข้อมูลเงินเดือนใoแฟ้มข้อมูล D4

Process 4.0 ระบบเรียกดูและพิมพ์รายงาน

พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลของพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน และระบบสามารถพิมพ์รายงาน และออกใบสลิปเงินเดือนได้ หัวหน้าแผนกสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้

Data flow Diagram Level 1 Process 1

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

Process 1.1 Log-inเข้าใช้งาน

ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้

Process 1.2 Log-inสำเร็จ

เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง ระบบจะทำการส่งการยืนยันเข้าระบบ

Process 1.3 แก้ไขข้อมูล

ผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไขข้อมูลUser ได้โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูล D1 และระบบจะแจ้งการยืนยันแก้ไขให้กับผู้ใช้

Process 1.4 Log-inไม่สำเร็จ

ถ้าหากผู้ใช้ใส่ User ID ผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้

Data flow Diagram Level 1 Process 2

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

Process 2.1 เพิ่มข้อมูล

พนักงานจะป้อนข้อมูลพนักงานให้กับระบบ ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2

Process 2.2 แก้ไขข้อมูล

เมื่อพนักงานต้องการแก้ไขข้อมูล ระบบจะทำการดึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2 และจะส่งการยืนยันให้กับพนักงาน

Process 2.3 ลบข้อมูล

เมื่อพนักงานต้องการลบข้อมูล ระบบจะทำการดึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล D2 และจะส่งการยืนยันการลบให้กับพนักงาน

Data flow Diagram Level 1 Process 3

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

Process 3.1 ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน

พนักงานบุคลากรจะใส่รหัสพนักงานเพื่อทำการหาเงินเดือน ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล ถ้าเกิดการใส่รหัสผิดพลาดระบบก็จะแจ้งกลับไปยังพนักงานProcess 3.2 คำนวณเงินเดือน เมื่อข้อมูลถูกต้องระบบจะทำการคำนวณเงินเดือนสุทธิของพนักงาน

Process 3.3 ออกใบสลิป

เมื่อระบบคำนวณหาเงินเดือนสุทธิได้แล้ว ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูล และ ออกใบสลิปให้กับพนักงาน

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้าต่างล็อกอินพนักงานเพื่อเข้าไปใช้ระบบ

2. หน้าจอโปรแกรม

หน้าต่าระบบงานหลักๆ คือ ดูข้อมูลพนักงานได้ และสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลพนักงานได้

พิมพ์รายงาน ออกใบเสร็จ พนักงานสามรถเลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการจะทำได้

3. หน้าจอข้อมูลพนักงานทั้งหมด

หน้าต่างรายชื่อพนักงานทั้งหมด พนักงานสามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข หรือดูข้อมูลของพนักงานได้ ถ้ามีการ เรียกดูข้อมูลของพนักงานจะต้องเลือกก่อนว่าจะดูพนักคนไหนจากนั้นก็กด ปุ่มดูข้อมูล

4. หน้าจอเพิ่มข้อมูลพนักงาน

หน้าต่างนี้เป็นหน้าต่างสำหรับการเพิ่มข้อมูลพนักงาน และพนักงานสามารถค้นหาข้อมูลพนักงานที่มีอยู่ในระบบได้ เมื่อทำการเพิ่มข้อมูลเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม ตกลง

5. หน้าจอคำนวณเงินเดือน

หน้าต่างนี้ เป็นหน้าต่างสำหรับคำนวณหาเงินเดือนพนักงาน เมื่อพนักงานใส่รหัสพนักงานที่ต้องการคำนวณ แล้ว กดปุ่มค้นหาระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแสดงข้อมูลการทำงานของเดือนนั้น และกดปุ่มคำนวณ จะได้เงินเดือนสุทธิแล้วกดบันทึกและพิมพ์ใบสลิปเงินเดือนออกมาเพื่อให้พนักงานตรวจสอบเวลาการทำงานของตัวเองและยอดเงิน

6. ตัวอย่างใบจ่ายเงินเดือน

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานบุคลากร เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

แนะนำ โปรแกรมระบบบุคลากร ระบบบุคลการ เป็นโปรแกรมที่ทำงานเกี่ยวกับงานบุคลากรซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั้งหมด 3 ได้แก่

1. ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการป้อนเวลาการทำงาน และเวลาโอทีของพนักงานและสามารถคำนวณหาเงินเดือนได้

2. ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการป้อนข้อมูลพนักงาน สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลพนักงานได้

3. ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการพิมพ์รายงาน สามารถพิมพ์รายงานเงินเดือนของแต่ละคนเพื่อให้ผู้บริหารสรุปยอดค่าใช้จ่ายของบริษัท

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง ผู้พัฒนาระบบจะค่อยอัพเดตซอฟต์แวร์ใหม่ๆที่ทันสมัยเพื่อให้โปรแกรมใช้ง่ายขึ้นกว่าเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพ หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว

ออกแบบ ER-Diagram