บริษัท สหกรณ์โคนมไทย- เดนมาร์ค ประจวบคีรีขันธ์ จำกัด: ระบบบัญชี

ขั้นตอนที่ 1

แนวทางการพัฒนาระบบบัญชี

ทำหน้าที่ทางด้านการเงินซึ่งเป็นฝ่ายที่สำคัญมากที่สุดอีกฝ่ายหนึ่งก็ว่าได้ รับผิดชอบดำเนินการด้านรายรับ จ่ายเงินทุกประเภท ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

พนักงานบัญชี
1. สามารถ LOGIN เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆและ เพิ่ม ลบ แก้ไข USER
2. สามารถกรอกข้อมูลข้อมูลรายรับ/รายจ่ายได้
3. สามารถกรอกข้อมูลรายงานที่ร้องขอได้
4. สามารถพิมพ์รายงาน
5. สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ใบเสร็จรับเงิน/ใบเสร็จจ่ายเงินได้
6. สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายรับ/รายจ่ายได้
หัวหน้าบัญชี
1. สามารถขอดูรายงานรายรับ/รายจ่าย
2. สามารถขอดูรายงานงบประมาณ
3. สามารถขอดูรายงานที่ร้องขอ
4. สามารถ LOGIN เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆและ เพิ่ม ลบ แก้ไข USER
5. สามารถ เพิ่ม / ลบ / แก้ไข ได้
การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบบุบัญชีมาใช้งาน
การทำงานของแผนกบัญชี ในรูปแบบเดิม ระเบียบแบบแผนการปฏิบัติงานทางการบัญชี รวมถึงวิธีการทำบัญชี การทำงบการเงิน เอกสาร และสมุดบัญชีต่าง ๆ อันเป็นสื่อแห่งการทำบัญชีและรายงาน ตลอดจนการใช้และการเก็บรักษา หลักฐานเอกสารใบสำคัญทางการบัญชีและการเงิน สมุดบัญชีต่าง ๆ ที่ใช้บันทึกรายการทางธุรกิจเพื่อรวบรวม และจะต้องติดต่อ ประสานงานกับแผนกต่างๆหลายแผนก บางครั้งอาจทำให้ได้ข้อมูลที่ล่าช้าทำให้สูญเสียเวลาในการทำงาน เนื่องจากบัญชีมีเอกสารในการทำงานมากมาย ทำให้การจัดเก็บเอกสารยุ่งยากและค้นหาได้ลำบากและอีกทั้งยังเสี่ยงต่อการสูญหายทางทีมงานจึงทำการพัฒนาระบบบัญชีขึ้นและได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ
ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)
ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 300,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางการเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะให้กับทีมผู้บริหาร โดยจะใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่2

แผนการดำเนินงานของโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบบัญชีใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานซึ่งระบบงานทั้งหลายเหล่านั้นจะเป็นระบบงานที่นำเข้ามาใช้เพื่อพัฒนาการดำเนินงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ มั่นคงและยั่งยืน

วัตถุประสงค์

1. เพื่อเป็นการบันทึกเหตุการณ์ทางการค้า

2. เพื่อให้เจ้าของกิจการได้ทราบว่าช่วงเวลานั้น ๆ มีสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของอยู่เป็นจำนวนเท่าใดและอย่างไร

3. เพื่อเป็นการป้องกันการทุจริตและการสูญหายของสินทรัพย์

4. เพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับของกฎหมาย

5. เพื่อเป็นเครื่องมือนำมาใช้ในการคำนวณภาษีที่จะต้องจ่ายแก่รัฐ

6. เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

7. ตรวจสอบยอดบัญชีให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

1. ระบบจะต้องใช้งานได้ง่าย เหมาะสมกับพนักงาน

2. ระบบจะต้องทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ถูกต้องแม่นยำ

3. ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

4. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

6. ระบบจะต้องสามารถรับส่งหรือดูข้อมูลระหว่างแผนกได้

ความต้องการของระบบใหม่

1. ระบบบัญชีจะต้องจัดการบัญชีรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้

2. การทำงานของบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. การลงชื่อเข้าใช้งานในระบบจะต้องทำได้เพียงครั้งเดียว แต่สามารถเข้าดูข้อมูลของแผนกอื่นๆได้ทันที โดยไม่ต้องลงชื่ออก

4. สามารถดูอัตราเงินรายเดือนจากแผนกบุคลากรได้

5. สามารถดูรายรับ – รายจ่าย ของแผนกอื่นๆได้

6. สามารถ เพิ่ม แก้ไข ลบ ข้อมูลในระบบบัญชีได้อย่างรวดเร็วและครอบคลุม

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น

2. ลดระยะเวลาในการทำงาน

3. ลดความซ้ำซ้อนของการทำงาน

4. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน

5. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. ตรวจสอบยอดบัญชีได้ถูกต้องและรวดเร็ว

7. ปรับปรุงระบบให้ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทได้

แนวทางในการพัฒนา

ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบบัญชี เพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัท สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. การค้นหาโครงและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นโครงการและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบบัญชี

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection)

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อจะพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้ระบบเหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อเข้าร่วมกันและสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ ดังนี้

1. เราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานของบริษัทก่อน

2. เริ่มกำหนดวัตถุประสงค์ของโปรแกรม

3. ควรศึกษาทางเลือกในการใช้งานของระบบ

4. เริ่มวางแผนการทำงานของระบบใหม่

การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบบัญชี

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

4. ทำการออกแบบระบบ ตามที่วิเคราะห์ข้อมูลในบริษัทให้ตรงตามวัตถุประสงค์ของระบบ

การออกแบบเชิงตรรกะ

เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

การออกแบบเชิงกายภาพ

ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

1. ศึกษาจุดประสงค์ ของโปรแกรม

2. เขียนโปรแกรม

3. ทดสอบโปรแกรม

4. ติดตั้งระบบ

5. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ รองรับการทำงานในทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลบัญชีเข้าสู่ระบบเมื่อบันทึกรายการ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไข ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น การแก้ไขหรือซ่อมแซมโปรแกรมอย่างรวดเร็วและทันท่วงทีถือเป็นสิ่งที่ดี และถือเป็นโชคดีที่ระบบส่วนใหญ่สามารถที่จะดูแลระบบของตนเองให้ทันสมัยอยู่เสมอและปลอดภัยได้เป็นอย่างดี

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบบัญชี มีดังต่อไปนี้

1.) ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2.) ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน8 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 3 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง 3 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 250,000 บาท

2. พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน 2,000 บาท

วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ 1,500 บาท

3. จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation 60,000 บาท

อื่นๆ 10,000 บาท

4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ 25,000 บาท

จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง 2,000 บาท

รวม 350,500 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบบัญชี ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่ เดือน มกราคม – พฤษภาคม 2558 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ระยะเวลาดำเนินงาน

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

- จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

- หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์ จะได้รับ OT เพิ่ม

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบบัญชี อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

กำหนดความต้องการของระบบเมื่อโครงการพัฒนาระบบบัญชี/การเงินได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้วนั้น ดั้งนั้นในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

ออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบัญชี”และ "พนักงานบัญชี" การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลบางส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

2. ความต้องการในการสร้างระบบใหม่

ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LANประกอบด้วย

1. เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

2. เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2010

- แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Accpac และใช้ Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินรายได้และรายจ่าย

3. อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง

ความต้องการของระบบใหม่

1. ระบบบัญชีสามารถจัดการบัญชีรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้

2. การทำงานของบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. การลงชื่อเข้าใช้งานระบบทำเพียงครั้งแต่สามารถเข้าดูข้อมูลของแผนกอื่นๆได้ทันที โดยไม่ต้องลงชื่ออก

4. สามารถดูอัตราเงินเดือนจากแผนกบุคลากรได้

5. สามารถดูรายรับ – รายจ่าย ของแผนกอื่นๆได้

6. การเพิ่ม แก้ไข ลบ ข้อมูลในระบบบัญชีทำได้รวดเร็วและครอบคลุม

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

อธิบาย Data flow Diagram Level 0

จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 5ระบบ ดังนี้

อธิบาย Context Diagram

Context Diagram ระบบบัญชี เป็นระบบการทำงานจัดการรายได้และรายจ่ายของบริษัทรวมถึงการจัดสรรเงินงบประมาณให้กับแผนกต่างๆ มีผู้ใช้ระบบคือหัวหน้าบัญชีกับพนักงานบัญชี ซึ่งมีสิทธ์และหน้าที่การใช้งานดังนี้

พนักงานบัญชี

- เข้าระบบได้ สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้ ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลรายจ่าย ใบเสร็จ

จ่ายเงิน

- เรียกดูข้อมูลและพิมพ์รายงานรายรับและรายจ่าย

หัวหน้าบัญชี

- เข้าระบบได้ และจัดสรรเงินงบประมาณให้กับบริษัท โดยจะเป็นผู้เพิ่ม/ลบ/แก้ไข งบ

ประมาณเองเพื่อป้องกันการทุจริต

- เรียกดูข้อมูลรายได้-รายจ่าย ทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้ พร้อมสั่งพิมพ์รายงานได้

Data flow Diagram Level 0

อธิบาย Data flow Diagram Level 0ในระบบบัญชีมีการทำงาน 5 ระบบคือ

1.0 ระบบLOG IN

เป็นการให้ผู้ใช้กรอก username และ password เพื่อเข้าสู่ระบบข้อมูลจะถูกนำไปตรวจสอบกับแฟ้มบัญชีผู้ใช้ ถ้าข้อมูลถูกต้องจะเข้าสู่ระบบการทำงานภายในระบบบัญชี

2.0 ระบบจัดการงบประมาณ

เป็นระบบจัดการงบประมาณ ซึ่งทำโดยหัวหน้าบัญชี จะทำหน้าเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลงบประมาณเอง ข้อมูลจะบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ

3.0 ระบบจัดการรายได้

เป็นระบบจัดการรายได้ของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงานบัญชี จะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายได้

4.0 ระบบจัดการรายจ่าย

เป็นระบบจัดการรายจ่ายของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงานบัญชี จะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายจ่ายและใบเสร็จจ่ายเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย

5.0 พิมพ์รายงาน

- พนักงานบัญชี สามารถพิมพ์รายงานรายรับและรายงานรายจ่าย

- หัวหน้าบัญชี สามารถพิมพ์รายงานรายรับ รายงานรายจ่ายและรายงานงบประมาณ

Data flow Diagram Level 1

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

1.1 Log-in ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้ในแฟ้มบัญชีผู้ใช้

1.2 Log-inสำเร็จ เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง ระบบจะแจ้งว่าเข้าสู่ระบบสำเร็จ

1.3 แก้ไขusername, password ผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไขข้อมูลUser ได้โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มบัญชีผู้ใช้และระบบจะแจ้งการยืนยันแก้ไขให้กับผู้ใช้

1.4 Log-inไม่สำเร็จ ถ้าหากผู้ใช้ใส่ User หรือ passwordผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้

1.5 LOG OUT เมื่อใช้ออกระบบ ระบบจะยืนยันการออกระบบไปยังผู้ใช้

Data flow Diagram Level 2

Data flow Diagram Level 1

อธิบาย Data flow Level 2 เป็นระบบจัดการงบประมาณ

2.1 จัดสรรงบประมาณ

หัวหน้าบัญชี เพิ่มข้อมูลงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้เข้าสู่ระบบจัดสรรงบประมาณ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ และข้อมูลจะถูกส่งกลับไปหาหัวหน้าด้วย

2.2 คำนวณ

ระบบจะนำข้อมูลงบประมาณที่ป้อนเข้าไปมาคำนวณเพื่อหายอดงบประมาณสุทธิและบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ

2.3 เรียกดูข้อมูล

หัวหน้าบัญชีเรียกดูข้อมูลงบประมาณผ่านระบบ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลงบประมาณมานำเสนอ

2.4 แก้ไข

เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด หัวหน้าบัญชีจะแก้ไขข้อมูล ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณและนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง

2.5 ลบ

หัวหน้าลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออก และแจ้งยืนยันการลบ

Data flow Diagram Level 1

Data flow Diagram Level 1

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

3.1 รายได้

พนักงานบัญชี เพิ่มข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายได้ ระบบจะส่งข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี

3.2 คำนวณ

ข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายได้ และส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย

3.3 เรียกดูข้อมูล

- หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายได้มานำเสนอหัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้

- พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ

3.4 แก้ไข

เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง

3.5 ลบ

พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ ออกและแจ้งยืนยันการลบ

Data flow Diagram Level 1

Data flow Diagram Level 1

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

4.1 รายจ่าย

พนักงานบัญชี เพิ่มข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย ระบบจะส่งข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี

4.2 คำนวณ

ข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายจ่ายและส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย

4.3 เรียกดูข้อมูล

- หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายมานำ

เสนอ หัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้

- พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ

4.4 แก้ไข

4.5 ลบ

พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้า log in ผู้เข้าใช้งานจะต้องกรอก username และ password เพื่อ log in เข้าสู่ระบบก่อนทุกครั้งจึงจะสามารถทำงานในระบบได้

เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อยระบบจะตรวจสอบความถูกต้องว่าusername และ password นี่มีอยู่จริงหรือไม่ กรณีถ้ากรอกข้อมูลผิดพลาด ระบบจะแจ้งเตือนให้ทราบและให้เข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง

เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อย ระบบตรวจสอบว่า username และ password นี่มีอยู่จริง ผู้ใช้จะเข้าสู่หน้าหลักและผู้ใช้ให้เลือกระบบการทำงานมี 4 ระบบคือ

1. ระบบบัญชีรายได้ 2. ระบบบัญชีรายจ่าย

3. ระบบจัดสรรงบประมาณ 4. ออกจากระบบ

เมื่อผู้ใช้ ไม่ต้องการใช้งานแล้ว ให้กดที่ระบบ LOG OUT ระบบจะทำการออกจากระบบให้และแจ้งให้กับผู้ใช้ว่า ออกจากระบบเรียบร้อยแล้ว

ระบบบัญชีรายได้จะจัดการข้อมูลรายรับทั้งหมดประกอบด้วย

วันที่บันทึกข้อมูล เลขที่ใบเสร็จรับเงิน ชื่อผู้บันทึก ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการรายรับ แผนกและจำนวนเงิน

- ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล

- ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข

- ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ

- ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล

- สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์

- หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก

- เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ระบบบัญชีรายจ่าย

จะจัดการข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดประกอบด้วย วันที่บันทึกข้อมูล เลขที่ใบเสร็จจ่ายเงิน ชื่อผู้บันทึก ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการจ่าย แผนกและจำนวนเงิน - ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล

- ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข

- ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ

- ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล

- สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์

- หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก

- เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ระบบจัดสรรงบประมาณ

หัวหน้าบัญชีจะเป็นผู้จัดสรรเงินงบประมาณให้กับแต่ละแผนกเอง เพื่อเป็นการป้องการทุจริตการปรับเปลี่ยนตัวเลข

- จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล

- ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข

- ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ

- ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล

- สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์

- หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก

- เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานบัญชี เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

โปรแกรมระบบงานบัญชี เป็นระบบที่จัดการรายรับ – รายจ่ายของบริษัท มีขึ้นตอนการทำงานที่ง่ายและรวดเร็ว ประกอบด้วย 3 ฟังก์ชั่น

1. ระบบบัญชีรายรับ เป็นระบบจัดการกับรายรับที่แผนกบัญชีได้รับมาทั้งการเพิ่ม ลบ แก้ไข เรียกดูข้อมูลและสั่งพิมพ์รายงาน

2. ระบบบัญชีรายจ่ายเป็นระบบจัดการกับรายจ่ายที่แผนกบัญชีได้รับมาทั้งการเพิ่ม ลบ แก้ไข เรียกดูข้อมูลและสั่งพิมพ์รายงาน

3. ระบบงบประมาณ

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้าง ผู้ใช้งานต้องคอยหมั่นตรวจสอบดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง และทำให้คอมพิวเตอร์นั้นทันสมัยอยู่เสมอ โดยการอัพเดตโปรแกรม จึงทำให้ผู้พัฒนาระบบมีการแจ้งเตือนให้ผู้ใช้งานอัพเดตระบบอยู่เป็นระยะๆ ซึ่งอาจจะเป็นการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่อถึงช่วงเวลาที่ต้องอัพเดตระบบหรือผู้ใช้งานอาจส่งคำขอไปที่ผู้พัฒนาระบบเพื่อขออัพเดตระบบได้ด้วยตนเองหรือปรับตั้งค่าที่หน้าการตั้งค่าของระบบเองก็ได้ การอัพเดตระบบเหล่านี้จะช่วยทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณมีประสิทธิภาพมาขึ้น จึงง่ายต่อการใช้งาน และสามารถแก้ไขช่องโหว่ของความปลอดภัยที่บางครั้งโปรแกรมตัวก่อนๆ นั้นไม่สามารถปกป้องได้ ทำให้ข้อมูลบางอย่างเกิดความเสียหาย ลำบากในการเรียกใช้ข้อมูล ดังนั้นจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง ทำให้ผู้พัฒนาโปรแกรมแก้ไขโปรแกรมได้ทัน

การแก้ไขหรือซ่อมแซมโปรแกรมอย่างรวดเร็วและทันท่วงทีถือเป็นสิ่งที่ดี และถือเป็นโชคดีที่ระบบส่วนใหญ่สามารถที่จะดูแลระบบของตนเองให้ทันสมัยอยู่เสมอและปลอดภัยได้เป็นอย่างดี

ออกแบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลตาราง user เก็บข้อมูลของผู้เข้าใช้งาน