บริษัท สหกรณ์โคนมไทย- เดนมาร์ค ประจวบคีรีขันธ์ จำกัด: ระบบคลังสินค้า

ขั้นตอนที่ 1

แนวทางการพัฒนาระบบคลังสินค้า

มีหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า สรรหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ ภายในบริษัท เพื่อมาใช้ในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้ โดยต้องทำการเปรียบเทียบราคาของวัตถุดิบจาก Supplier

พนักงานคลังสินค้า

1. สามารถกรอกข้อมูลประวัติลูกค้า

2. สามารถกรอกรายการสิ้นค้าที่สั่งซื้อ
3. สามารถกรอกรายการสิ้นค้าที่ขายได้
4. สามารถ LOG-IN เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆ
5. สามารถออกใบเสร็จ
6. สามารถพิมพ์รายงานได้
7. สามารถรายงานยอดขาย

หัวหน้าคลังสินค้า

1. สามารถขอดูยอดขายได้
2. สามารถขอดูข้อมูลลูกค้า
3. สามารถขอดูข้อมูลการสั่งซื้อ
4. สามารถขอดูข้อมูลการชำระเงิน
5. สามารถ LOG-IN เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆ

การเสนอแนวทางเลือก ในการทำระบบพัฒนาเกี่ยวกับระบบคลังสินค้ามาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือ ทำให้สามารถตรวจเช็คสินค้าในคลังได้ยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูลอาจเช็คข้อมูลย้อนย้อนหลังเพื่อลดความซับซ้อนที่ทำให้ปัญหาต่างๆลง ได้จึงมีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้มีการรวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอให้แก่ผู้บริหารจากนั้นจึงได้ทำแบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่เพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบตามความต้องการ

โดยมีแนวทางเลือกใช้ในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

แนวทางเลือกในการพัฒนา

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางที่ 1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก(คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการของบริษัทมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)
มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ตารางการประเมินนาวแทงเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 280,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อที่จะพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางการเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะให้กับทีมผู้บริหาร โดยจะใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเพื่อเลือกแนวทางที่ดีในการใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งเนื่องจากมีความเหมาะสมตามวัตถุประสงค์ของระบบและตรงกับความต้องการมากที่สุดนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานแล้วยังมีความคุ้มค่าในการลงทุนอีด้วยและยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีให้กับพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานให้พัฒนาและดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

พัฒนาปรับปรุงระบบงานสารสนเทศที่มีอยู่ให้เป็นไปตามกระบวนการทำงานทางธุรกิจ นำระบบคลังสินค้ามาพัฒนาระบบสารสนเทศ ฐานข้อมูลและเครือข่ายเชื่อมโยงระบบสารสนเทศระหว่างหน่วยงาน ตลอดจน แนะนำการแก้ไขปัญหาทางเทคโนโลยีและเสนอแนะการบริหารจัดการและพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อตอนสนองความต้องการของผู้ใช้และให้การสนับสนุนการปฏิบัติงานตามความต้องการของผู้ใช้ในการตรวจสอบสินค้า สร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความไว้วางใจให้แก่ลูกค้าในสินค้าและบริษัทของเรา

วัตถุประสงค์

เพื่อศึกษาวิเคราะห์ออกแบบ กำหนดขอบเขตและนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆสร้างความคล่องตัวให้กับการปฏิบัติงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและบริษัท รวมไปถึงการตรวจสอบบันทึกประวัติการทำงานต่าง ๆ ภายในคลังสินค้า การติดตามตัวสินค้า ล๊อตสินค้า ต้นทุนสินค้า การจัดการสินค้าส่งคืนให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ รวดเร็วและว่องไว

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดขึ้นโดยมีทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้

1. เป็นระบบที่ใช้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ว่องไว และไม่ยุ่งยากจนเกินไป

2. ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

3. เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดในการทำงาน และทำการตรวจสอบคลังสินค้าได้ง่าย

4. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลก็สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้

5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

6. ระบบจะต้องมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วน แยกประเภทสินค้า และง่ายต่อการค้นหา

ความต้องการของระบบใหม่

1. สามารถคำนวณยอดขายของบริษัท

2. ออกใบเสร็จและใบกำกับภาษี

3. พิมพ์รายงานให้ผู้บริหาร

4. สามารถเรียกดูรายการสั่งซื้อ

5. สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น รวดเร็ว และสะดวกในการทำงาน

2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน และง่ายต่อการสั่งซื้อ

3. ลดระยะเวลาในการทำงาน

4. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน ยุ่งยาก

5. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา

7. ปรับปรุงระบบให้ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทได้

แนวทางในการพัฒนา

ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนในการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทและสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้

1. การค้นหาโครงและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นโครงการและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบบัญชี

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection )

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับบริษัทที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่อง เพื่อให้เกิดความสะดวกสบาย รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานของบริษัทนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมี ข้อมูลข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไข คือ

1. การตรวจสอบบิลสินค้าว่าถูกต้องหรือไม่

2. การตรวจเช็คสินค้าในคลังสินค้าได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกสบาย

3. การค้นหาข้อมูลได้รวดเร็ว แน่นอนและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจน เพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

1. เริ่มต้นทำโครงการ เราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานของบริษัทก่อนว่าควรที่จะต้อง แก้ไขตรงจุดไหน และตรวจสอบว่าระบบมีข้อผิดพลาดอะไรบ้าง

2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยี สารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบตรวจเช็คสินค้า

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบควรศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

4. ทำการออกแบบระบบ ตามที่วิเคราะห์ข้อมูลในบริษัท ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ของระบบ

การออกแบบเชิงตรรกะ

เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

การออกแบบเชิงกายภาพ

ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในการนำระบบคลังสินค้ามาพัฒนาระบบสารสนเทศ ฐานข้อมูลและเครือข่ายเชื่อมโยงระบบสารสนเทศระหว่างหน่วยงาน ตลอดจน แนะนำการแก้ไขปัญหาทางเทคโนโลยีและเสนอแนะการบริหาร หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบเพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

1. ศึกษาจุดประสงค์ ของโปรแกรม

2. เขียนโปรแกรม

3. ทดสอบโปรแกรม

4. ติดตั้งระบบ

5. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ รองรับการทำงานในทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลบัญชีเข้าสู่ระบบเมื่อบันทึกรายการ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไข ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น การแก้ไขหรือซ่อมแซมโปรแกรมอย่างรวดเร็วและทันท่วงทีถือเป็นสิ่งที่ดี และถือเป็นโชคดีที่ระบบส่วนใหญ่สามารถที่จะดูแลระบบของตนเองให้ทันสมัยอยู่เสมอและปลอดภัยได้เป็นอย่างดี

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานขาย มีดังต่อไปนี้

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจน

เก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำ

เอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบ

โปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้

ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 30 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

3. ประมาณการใช้งบประมาณ

3.1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 230,000 บาท

3.2.พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน 2,500 บาท

วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ 1,000 บาท

3.3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation 56,000 บาท

อื่นๆ 15,000 บาท

3.4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ 30,000 บาท

จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง 2,800 บาท

รวม 337,300 บาท

4. ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบตรวจเช็คสินค้า ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือนนับตั้งแต่เดือนมกราคม – พฤษภาคม 2558 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไปกรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ระยะเวลาดำเนินงาน

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

- จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

- หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- โปรแกรม Microsoft Office 2010

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2.ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 4 เดือน ตั้งแต่เดือน มกราคม – พฤษภาคม 2557 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลสินค้าเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถามออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบัญชี”,“ผู้จัดการแผนกบุคคล”,“ผู้จัดการแผนกการขาย”,

“ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์”,“ผู้จัดการแผนกคลังสินค้า” และ “ผู้จัดการแผนกซ่อมบำรุง”ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง6 แผนกนี้ เนื่องจาก 6 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบคลังสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN และ Wi-Fi ประกอบด้วย

1.1. เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

1.2. เครื่องลูกข่าย จำนวน 30 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 (จำนวน 20 เครื่อง)Windows XP (จำนวน 10 เครื่อง) และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2010 และซอฟแวร์สำเร็จรูป

1.3. อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่อง เครื่องถ่ายเอกสาร 2 เครื่อง

1.4. อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด

1.5. แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2010 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

2. ความต้องการของระบบใหม่

2.1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ รวดเร็ว พร้อมทั้งต้องบอกได้ว่าขายสินค้าให้ใครไปบ้าง สิ้นค้าอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร

2.2. ระบบสามารถประเมินยอดขายสินค้าได้

2.3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

2.4. สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและน่าเชื่อถือ

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดัง

ต่อไปนี้

3.1. สามารถตรวจสอบการขายได้รวดเร็วและถูกต้อง

3.2. ตรวจเช็คข้อมูลลูกค้าได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

3.3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

3.4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

3.5. ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน

3.6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

3.7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

แผนภาพบริษัท ( Context Diagram )

อธิบาย Context Diagram

ระบบบุการขายเป็นระบบที่จัดการข้อมูลการขายสินค้าและสรุปยอดขาย

พนักงานบุคลากรทั่วไป

- เข้าใช้ระบบได้ จัดการข้อมูลลูกค้าได้ เรียกดูรายการสั่งซื่อได้ รายการสินค้าได้

หัวหน้าฝ่ายบุคลากร

- สามารถ เรียกดูข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลเงินเดือนย้อนหลังได้ระบบ

- สามารถทำการสรุปยอดขายได้

- สามารถพิมพ์รายงานได้ และออกใบเสร็จการชำระเงิน

DFD Level 0

อธิบายDFD Level 0

Process 1.0 ระบบLog-in

ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D1 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูลลูกค้า

พนักงานจะทำการ กรอกข้อมูลลูกค้าและระบบจะทำการบันทึกข้อมูลและระบบจะแจ้งรายการสินค้าให้กับพนักงาน

Process 3.0 ระบบการขาย

พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลรายการสินค้าที่ขายได้และรายการสินค้าที่สั่งซื่อได้

Process 4.0ระบบพิมพ์รายงาน

สามารถพิมพ์รายงานข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรายการสินค้า ข้อมูลการขาย ได้

DFD Level 1Process 1

อธิบายDFD Level 1

Process 1.1 Log-inเข้าใช้งาน

ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้

Process 1.2 Log-inสำเร็จ

เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง ระบบจะทำการส่งการยืนยันเข้าระบบ

Process 1.4 Log-inไม่สำเร็จ

ถ้าหากผู้ใช้ใส่ User ID ผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้

DFD Level 1Process 2

อธิบายDFD Level 1

Process 2.1 ประวัติ

พนักงานจะกรอกข้อมูลลูกค้า ระบบจะบันทึกลงในแฟ้มข้อมูล

Process 2.2 สั่งซื้อ

พนักงานจะกรอกข้อมูลการสั่งซื่อเข้าระบบ ระบบจะบันทึกลงในแฟ้มข้อมูล

Process 2.3คำนวณเงิน

ระบบจะทำการดึงข้อมูลการสั่งซื่อ มาคำนวณและจะส่งข้อมูลให้กับระบบชำระเงิน

Process 2.4 ชำระเงิน

จะทำการออกใบเสร็จ และบันทึกข้อมูลการชำระเงิน

Process 2.5 พิมพ์รายงาน

ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาพิมพ์รายงานให้กับพนักงาน

DFD Level 1 Process 3

อธิบายDFD Level 1

Process 3.1 ขายสินค้า

พนักงานจะกรอกรายการสินค้าที่ขายได้ และยอดขายเข้าสู่ระบบ ระบบจะบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลการขาย

Process 3.2 คำนวณยอดขาย

ระบบจะส่งยอดขายมาคำนวณแล้วออกเป็นยอดขายรวม ระบบจะนำข้อมูลไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลการขาย

Process 3.3เรียกดูและพิมพ์รายงาน

ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาพิมพ์รายงานให้กับพนักงาน

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ

โปรแกรมระบบขายสินค้า เป็นโปแกรมที่ทำงานในระบบสารสนเทศ ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบได้แก่

หน้า LOG IN

หน้าระบบการขายสินค้า

หน้าระบบลูกค้า

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบขายสินค้าเพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิงขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. แนะนำโปรแกรมขายสินค้า

เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบได้แก่

1.1 ระบบขายสินค้า

1.2 ระบบลูกค้า

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้าง ผู้ใช้งานต้องคอยหมั่นตรวจสอบดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง และทำให้คอมพิวเตอร์นั้นทันสมัยอยู่เสมอ โดยการอัพเดตโปรแกรม จึงทำให้ผู้พัฒนาระบบมีการแจ้งเตือนให้ผู้ใช้งานอัพเดตระบบอยู่เป็นระยะๆ ซึ่งอาจจะเป็นการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่อถึงช่วงเวลาที่ต้องอัพเดตระบบหรือผู้ใช้งานอาจส่งคำขอไปที่ผู้พัฒนาระบบเพื่อขออัพเดตระบบได้ด้วยตนเองหรือปรับตั้งค่าที่หน้าการตั้งค่าของระบบเองก็ได้ การอัพเดตระบบเหล่านี้จะช่วยทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณมีประสิทธิภาพมาขึ้น จึงง่ายต่อการใช้งาน และสามารถแก้ไขช่องโหว่ของความปลอดภัยที่บางครั้งโปรแกรมตัวก่อนๆ นั้นไม่สามารถปกป้องได้ ทำให้ข้อมูลบางอย่างเกิดความเสียหาย ลำบากในการเรียกใช้ข้อมูล ดังนั้นจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง ทำให้ผู้พัฒนาโปรแกรมแก้ไขโปรแกรมได้ทัน

การแก้ไขหรือซ่อมแซมโปรแกรมอย่างรวดเร็วและทันท่วงทีถือเป็นสิ่งที่ดี และถือเป็นโชคดีที่ระบบส่วนใหญ่สามารถที่จะดูแลระบบของตนเองให้ทันสมัยอยู่เสมอและปลอดภัยได้เป็นอย่างดี

โครงสร้างฐานข้อมูล

ระบบคลังสินค้า ได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูล โดยมีตารางดังต่อไปนี้